עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
ארכיון
הפוסט השבועי שלי 4
28/11/2018 19:19
Yotam loewenbach
שימור הידע הארגוני מהווה אתגר עבור מרבית הארגונים: "לכידת" הידע הנצבר בראשם של מומחים ומוקדי הידע, הטיפול בו, והפיכתו לידע מתועד, פרקטי ושימושי לכלל העובדים, נתפסים כקשים לביצוע. למרות זאת, כיום יותר ויותר ארגונים מתנסים בשימור הידע ולא ממתינים למשבר קשה עקב עזיבת או פרישת עובד בעל ידע חיוני לארגון או לבזבוז משאבים אדירים עקב "המצאת הגלגל" מחדש בשל חוסר תיעוד של תהליכים ופרויקטים קודמים.

הסוגיה של "המומחה העוזב", נפוצה מאוד בכמעט כל הארגונים הקיימים, הן עקב יציאה לגמלאות והן עקב עזיבה פתאומית מסיבות שונות. במאמר המצורף דנים בסוגיה של מומחה למוצר ליבה של הארגון, לכה מיוחדת, שעומד לצאת לפנסיה. לאחר ניתוח של תחום האחריות שלו הגיעו למסקנה שאין לו תחליף, לא על ידי ידע פנימי ולא על ידי ידע חיצוני (מכיוון שזו לכה ייחודית לארגון).

הפתרונות לשימור הידע שהועלו הן:
  1. תכנון מוקדם ככל שניתן על אופן העברת הידע הצורה הטובה ביותר וחיפוש מועמד מתאים להחלפת המומחה.
  2. המומחה ומחליפו צריכים לעבוד ביחד ולשתף ידע בפרויקטים שונים בארגון.
  3. לתמוך במחליפו בתיעוד ומיפוי המוצרים והתהליכים בדרכים המתאימות. 

מקור:
Knowledge management solutions for the leaving expert issue
.by Josef Hofer-Alfeis

0 תגובות
הפוסט השבועי שלי 2
20/11/2018 16:39
Yotam loewenbach
1. בצה"ל קיימת תרבות ארוכת שניים בביצוע תחקירים. תחקירים אלו נעשים בתדירות גבוהה ובנושאים רחבים כגון תחקירים מבצעים, בטיחותיים, ערכיים. עם זאת מתוך דו"ח מבקר המדינה עלה כי קיימים ליקויים באופן עריכת תחקירים והפקת לקחים בצה"ל, ומכאן בעצם עולה השאלה האם הדרך שבה מבוצים התחקירים היום הן אכן יעלות ומצדיקות את מטרתם העיקרית שהיא יעול ושיפור באירגון. המצב הקיים היום הוא שצה''ל אינו מיישם את באופן מלא את הלקחים מתחקירים אלו. גם מאירועים שהיתה להם תהודה רבה בצה"ל ובציבור, והופקו בעקבותיהם לקחים.

בעיניי קיימות לכך מספר סיבות עיקריות:

חשיפה ארגונית-ישנה בעיה שמקורה בתרבות הארגונית של צה''ל שבו יש נטייה להסתרת בעיות ול"לחיפוש אשמים" במקום להתמקד בזיהוי גורמי הכשל וחיפוש פתרונות. 
תקופות כהונה קצרות ותחלופה גבוהה גורמים לחוסר עקביות בתחקירים. בנוסף בצה"ל המתחקרים ברוב המקרים הינם קצינים זוטרים חסרי מיומנות וסגל התחקור לוקה בקצינים בכירים וותיקים.
הטמעה-לפי המאמר "לא לומדים לקח" שנכתב ע''י סאל ד''ר רובי סנדמן הליקוי המרכזי הוא שיכולת ההטמעה הקיימת בצה''ל לוקה בחסר. החלטות, סיכומים,לקחים והנחיות שנבעו מכשלונות קודמים אינם מיושמים וכתוצאה מכך פעם אחר פעם צה''ל מוצא את עצמו חוזר על שגיאות שכבר נעשו
הקשר בין הסביבה לארגון- מודל התלותיות המבנית מסביר שקיים מתאם בין מידת היציבות של הסביבה החיצונית לבין יכולתו של הארגון לזהות את השינויים ללמוד אותם ולהגיב להם. כפי שניתן לראות לפי מקרה סגן סימן טוב הארגון שבו פעל לא רצה לנתח את המידע שזרם אליו ולהפר את השלווה המדומה שבה היה מצוי כך שצוואר הבקבוק היו מקבלי ההחלטות בארגון בו פעל, החובה להתאים את הארגון לסביבה מוטלת על המנהלים.


2. כיצד לנהוג במפעילי מתקן שפעלו בניגוד לנהלים וכתוצאה מכך נגרם נזק:

לדעתי בשלב ראשוני אין להעניש כלל את המפעילים, אלא לבצע תחקיר מעמיק בנושא על מנת להפיק לקחים מהנושא שימנעו מחדלים כאלו בעתיד.
המפעילים לא יחסו לגלאי חשיבות רבה ואף ראו בו כמטרד לעבודה השוטפת ולכן החליטו לנתקו. כך שקיימת רשלנות מצד העובדים אך יתכן שלמפעל אין סדר פעולות מסודר שמסביר מה בדיוק נדרש לעשות במקרה כזה.
יש לחדדליצור נהלים במפעל במקרה שמצב זה חוזר על עצמו וכך מחדלים אלו ימנעו בעתיד.
לדעתי מתן עונש במצב זה לא יתרום לחברה ורק יגרום לתרבות של הסתרה ודיווח חסר בקרב העובדים, ואילו תחקור נכון של האירוע עם הפקת לקחים ומסקנות יתרמו רבות למניעת מקרים אלו.
0 תגובות
הפוסט השבועי שלי
20/11/2018 16:35
Yotam loewenbach


כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס?
משמעות ראשי התיבות OCR הנה Optical Character Recognition, כלומר זיהוי תווים אופטי.
מדובר בטכנולוגיה להמרת תמונה, טקסט מודפס או כתב יד שנסרקו ע"י סורק למסמך ממוחשב.
מכאן כי באמצעות ה-OCR ניתן להמיר את הדואר הנכנס המודפס לקבצים דיגיטליים, ובכך להשיג מספר יתרונות חשובים:
  1. המרה לדואר דיגיטלי, תאפשר ביצוע שינויים במסמך שהתקבל בדואר ואינו ניתן לעריכה (כגון חוזה שהודפס במקום אחר) מבלי להקלידו מחדש. חשוב להדגיש כי, הזמן והעלות הכרוכה בהקלדה מחדש של חוזים וטפסים הנה גבוהה ביותר.
  2. מאפשר לבצע חיפוש פשוט של המידע - ניתן לחפש אחר מסמכים לפי כל מלה מהמילים שמופיעות במסמך.
  3. ההיסטוריה העסקית עם הנמען תהיה זמינה לדפדוף באופן מידי. באופן זה, ימנעו טעויות הנובעות ממידע חלקי וכן יחסכו זמן ומשאבים הנובעים מהצורך לחפש מידע זה.
  4. אחסון דיגיטלי של מסמכים מאפשר גיבוי של המידע ומשפר את שרידות המידע במקרה של אסון.
  5. חיסכון במשאבים פיזיים כגון מקומות אחסון, קלסרים, דפים ועוד.


מדוע חשוב לשלב מסמכים דיגיטליים בזרימות עבודה?
ישנה חשיבות גבוהה לשילוב מסמכים דיגיטליים בזרימות עבודה, ממספר סיבות עיקריות:

  1. משפר את יכולת חיפוש המידע
  2. מגדיל את היכולת לשתף מידע עם אחרים
  3. מצמצם את הצורך במקום אחסון פיזי
  4. מצמצם את השימוש בניירת
  5. מצמצם את הצורך בלוגיסטיקה של הדואר הפיזי
כל אלו מביאים לקיצור זמני העבודה ואף מאפשרים זמני תגובה מהירים יותר מכלל המעורבים. 
בצורה זו העבודה מתבצעת בצורה יעילה ומהירה יותר, ומכאן כי לשילוב המסמכים הדיגיטליים בזרימות העבודה חשיבות גבוהה.



מה החשיבות של הגירת תכנים?
הגירת נתונים הנה תהליך של העברת נתונים בין סוגי אחסון או מערכות מחשב שונות. 
העברת נתונים מתבצעת לרוב באופן אוטומטי באמצעות תוכנה. העברת הנתונים מתרחשת בשל מגוון רחב של סיבות, כמו למשל החלפת שרת או ציוד אחסון, תחזוקה או שדרוגים, החלפת מערכת מידע, או שינוי מיקום מרכז נתונים. 
בהגירה של מידע לרוב מבוצע טיוב אוטומטי וידני של הנתונים על מנת לשפר את איכות הנתונים, לחסל מידע מיותר או מיושן, ולהתאים את הדרישות למערכת החדשה. 
תהליך זה מאפשר שמירת של כלל המידע הישן הרצוי לנו, והנגשתו בכל כעת.
מכל האמור לעיל ניתן לראות כי חשיבות תהליך זה הנה חשובה ביותר.


בארגון מסוים הוחלט לצרף אימיילים למערכת ניהול הידע הארגונית.
האם לדעתכם צריך לשמור במערכת את הצרופות בלבד או את כל המייל?
לדעתי יש לשמור במערכת את כל המייל, בנוסף לצרופות. לעיתים נרשם במייל עצמו מידע חשוב, בהקשר לצרופה, שיש לדעת ולזכור לגבי הצרופה, ואם לא נשמור מידע זה, ייתכן ונאבד את משמעות וחשיבות הצרופה עצמה.

מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת?
האחראי בארגון לשמירת המייל במערכת הוא לדעתי מקבל המייל. הוא יודע בדיוק על מה מדובר, תחת איזה נושא המייל שייך ואיך, ולכן עליו לדעתי לבצע את שמירת המייל, במקום המתאים והמועיל ביותר.
0 תגובות
למי שייך הפרופיל שלי?!
06/11/2018 15:48
Yotam loewenbach

1. יוסי היה עובד בחברת השמה בהייטק, לא סתם עובד, מגייס מקצועי שהיה ממצטייני התעשייה! יום בהיר הגיע הטלפון צלצל, ויוסי קיבל הצעה מפתה מאחת החברות הגדולות בתעשיית ההייטק לחבור אליהם בתור מגייס בכיר. 
סוף כל סוף ההשקעה והלילות חסרי השינה נשאו פרי יוסי חשב לעצמו. אך שאלה נוספת נותרה, כיצד תתקבל ההודעה על המעבר עם מקום עבודתו הנוכחי. יוסי הגיע למשרד והמנהלת לא קבלה את הבשורה בשמחה, ודרשה מיוסי שישאיר את הפרטים של חשבון הלינקדאין שלו על מנת שיעביר אותו למחליף שלו בתפקיד. יוסי טיפח חשבון זה במהלך כל שנות עבודתו בחברה, חשבון הלינקדאין היה אחד מהכלים הכי משמעותיים ויעילים יש יוסי במהלך העבודה, ממש הבייבי שלו.
 וכאן נשאלת השאלה, למי שייך פרופיל הלינקדאין של יוסי?
החברה טוענת היא נתנה ליוסי את הכלים וההכשרות המתאימות על מנת להשתמש בפלטפורמה בצורה נכונה, וכי יוסי צבר את אנשי הקשר המקצועיים בפלטפורמה המדוברת בזכות המעמד שלו כעובד בחברת השמה והדבר נתן לגיטימציה ליצירת הקשרים.
 כפי שלא יתכן שאיש מכירות שעוזב יעתיק את אנשי הקשר ממערכת המידע של החברה ויקח אותה איתו ליעד הבא, לא סביר שיוסי יקח את הקשרים שנוצרו במהלך עבודתו, כך החברה טוענת.
אך לדעתי הטענות לא מדויקות, בתפיסת עולמי לינקדאין הינו כלי אישי ולא יוסי הוא זה שניצל את ה"מעמד" אלא החברה השתמשה בכישוריו ובשמו של יוסי להביא תועלת, אנשים יותר קל להתחבר לאנשים ולא לגופים גדולים ולכן שמו וכישורי יחסי האנוש של יוסי הם אלו שהביאו ליצירת הקשרים ולא בהרכח החברה. ברור לי שההכשרה שיוסי קיבל שיפרה את ביצועיו ולכן יש עליו להעביר תובנות ודרכי עבודה לבא אחריו וכך לשמ ראת הידע בחברה.
הפרופיל האישי של יוסי הוא החלק מה"מותג" שלו בעולם הווירטואלי והוא נמצא ועובד בשבילו גם מעבר לשעות העבודה במשרד, לסיכום בעייני פרופיל הלינקדאין האישי של יוסי הוא רכושו ואף "קנין רוחני" ששיך אך ורק לו.


2. הכלי השימושי ביותר בשבילי הוא GoogleKeep אני משמש בו גם ביום יום בעבודה והוא כלי שלדעתי עוזר להיות מוכוון משימיה משום שניתן לרשום הערות, משימות ומטרות שיהיו זמינות עבורי בכל מקום ובכל זמן.

0 תגובות